企業の成長を加速させる労務インフラ――名古屋中央社会保険労務士法人が解説する「プロに任せる安心の給与計算代行」03

第3回：【ルールの不一致を防ぐ】就業規則と給与計算が一致していない危険性！会社を守るための整備ポイント

第2回では、毎月の給与の算出業務と社会保険手続きをワンストップで連携させることが、いかに業務の効率化とスピードアップに直結するかを解説しました。第3回となる今回は、給与計算の明確な根拠となる企業のルールブック「就業規則」と、実際の支給実務との間に潜む「不一致の罠」について詳しく掘り下げます。

多くの企業において、「就業規則や賃金規程は設立当初に作ったきりで、実際の給与計算のやり方は歴代の担当者のアレンジで変わってしまっている」というケースが散見されます。「実態に合わせて支払っているのだから問題ないだろう」と安易に考えるのは非常に危険です。ルールと実務のズレは、将来的な未払い賃金請求や労使トラブル、さらには行政指導を招く引き金になります。

愛知県名古屋市に根差し、多くの企業の労務トラブルを未然に防いできた「名古屋中央社会保険労務士法人」が、会社を守るために必ず点検すべき整備ポイントをお伝えします。

1. 手当の定義や割増賃金の「計算ミス」が莫大な未払い請求を生む理由

就業規則（特に賃金規程）と実際の給与計算におけるズレが最も発生しやすいのが、「手当の支給要件」と「残業代（割増賃金）の計算」です。

例えば、賃金規程に「住宅手当は一律2万円を支給する」と記載されているにもかかわらず、実際には世帯主のみに限定して支給していたり、反対に規程にない手当を独自の判断で支給し続けていたりすることがあります。

さらに致命的となりやすいのが「残業代の計算から除外できる手当」の誤解です。労働基準法上、残業代の基礎となる賃金から除外できるのは家族手当や住宅手当など一部のものに限定されており、しかもそれらは「個人の状況に応じて支給されていること」が条件となります。一律支給している住宅手当などを残業代の計算の基礎から外して計算していた場合、それは法律上「未払い残業代」となってしまいます。専門の「社会保険労務士（社労士）」が就業規則と給与計算の設定を徹底的に突合・監査することで、こうした無自覚な法違反のリスクを根こそぎ排除することが可能になります。

2. 変更時のタイムラグをなくし、最新の法改正を自動で反映

労働基準法の改正や最低賃金の引き上げなどが行われた際、就業規則を改定すると同時に、給与計算のマスター設定も連動して変更しなければなりません。ここが分断されていると、「規程は変えたけれど、実際の計算システムの設定変更を忘れていて、数か月間間違った額で支払っていた」というミスが発生します。

名古屋中央社会保険労務士法人に両業務をお任せいただくことで、規則の改定と給与の設定変更が完全に同期されるため、ヒューマンエラーによるトラブルを完全に予防することができます。

3. まとめ

「就業規則」という会社の法律と、実際の「給与計算」という果実が美しく調和していて初めて、従業員が心から安心して働けるクリーンな職場環境が成り立ちます。

次回の第4回では、多くの経営者様が注目されている資金調達の手法にスポットを当てた「【知らなきゃ損する】適正な給与計算が受給の絶対条件！助成金の申請を強力にサポートする社労士の力」について詳しく解説します。どうぞお楽しみに。